چک این و چک اوت در هتل داری

دو اصطلاح پرکاربرد در دنیای هتلداری، چک این (Check-in) و چک اوت (Check-out) هستند که به ترتیب به فرایند ورود و خروج مهمان به/از هتل گفته می‌شود. چک این هتل یعنی زمانی که مسافر وارد هتل شده و فرایند پذیرش خود را تکمیل می‌کند؛ شامل ارائه مدارک شناسایی، رزرو اتاق، دریافت کلید یا کارت اتاق و ثبت اطلاعات در سیستم هتل. در این مرحله معمولاً کارکنان پذیرش، اطلاعات کلی درباره امکانات هتل و زمان وعده‌های غذایی یا قوانین مهم به مهمان اعلام می‌کنند.

۵ ویژگی هتل های لوکس را در این مقاله مطالعه کنید!

در مقابل، چک اوت هتل به مرحله‌ای گفته می‌شود که مهمان اقامت خود را به پایان رسانده، کلید را تحویل داده و تسویه حساب انجام می‌دهد. در این زمان هزینه‌های اضافی مانند استفاده از مینی‌بار، تلفن، خشکشویی یا خدمات جانبی دیگر بررسی و محاسبه می‌شود. این دو مرحله نقش بسیار مهمی در مدیریت تجربه مهمان دارند و کیفیت اجرای آن‌ها تأثیر مستقیم بر رضایت نهایی مشتری از اقامتش دارد.

ساعات چک این و چک اوت بسته به سیاست هر هتل ممکن است متفاوت باشد، اما به طور کلی در هتل‌های ایران و بسیاری از کشورهای جهان به شکل زیر تعریف می‌شود:

• ساعت چک این (ورود): معمولاً از ۱۴:۰۰ بعدازظهر آغاز می‌شود. در برخی هتل‌ها، ساعت ۱۵:۰۰ نیز رایج است.

• ساعت چک اوت (خروج): معمولاً تا ۱۲:۰۰ ظهر باید اتاق تخلیه شود.

این بازه زمانی به هتل اجازه می‌دهد تا اتاق را تمیز، مرتب و برای مهمان بعدی آماده کند. تحویل دیرتر یا زودتر از این زمان‌ها، ممکن است هزینه اضافی در پی داشته باشد که در ادامه بررسی خواهیم کرد.

جهت دریافت اطلاعات دقیق راجع به انواع اتاق ها هتل از مقاله خواندنی “تفاوت اتاق تریپل و کانکت در هتل ها” دیدن فرمایید.

بله، در بسیاری از هتل‌ها امکان تغییر ساعت چک این و چک اوت وجود دارد، اما این مورد وابسته به ظرفیت اشغال اتاق‌ها، سیاست داخلی هتل و نوع رزرو است. این شرایط در دو حالت اصلی اتفاق می‌افتد:

• ورود زودتر از زمان رسمی (Early check-in): اگر اتاق آماده باشد و رزرو دیگری در اتاق نباشد، ممکن است هتل با دریافت هزینه‌ای تحت عنوان نیم شارژ ورود، اجازه ورود زودهنگام را بدهد.

• خروج دیرتر از ساعت تعیین‌شده (Late check-out): در صورتی که اتاق برای روز بعد رزرو نشده باشد، هتل ممکن است با دریافت نیم شارژ خروج یا حتی شارژ کامل روز، اجازه خروج دیرتر بدهد. بهتر است قبل از سفر، این موضوع را با بخش رزرواسیون یا پذیرش هتل هماهنگ کنید تا از بروز مشکل جلوگیری شود.

نکات مهم هنگام چک این هتل:

• همراه داشتن کارت ملی یا گذرنامه: بدون ارائه مدارک شناسایی معتبر، فرآیند پذیرش انجام نمی‌شود.

• ارائه رسید رزرو: اگر از طریق سایت یا آژانس اقدام به رزرو کرده‌اید، ارائه کد پیگیری یا واچر الزامی است.

• دریافت کلید یا کارت اتاق: آن را تا زمان چک اوت نزد خود نگه دارید؛ در صورت مفقودی ممکن است جریمه شوید.

• سوال درباره امکانات رایگان یا پولی: از جمله وای‌فای، صبحانه، استخر، مینی‌بار و… تا دچار سوءتفاهم نشوید.

• دریافت اطلاعات تماس پذیرش: برای مواقع اضطراری یا درخواست خدمات اتاق.

معرفی انواع تیپ بندی اتاق هتل در این مقاله خواندنی!

نکات مهم هنگام چک اوت:

• بررسی هزینه‌های اضافی: از جمله فاکتور رستوران، مینی‌بار، تماس تلفنی و سایر خدمات.

• تحویل کامل وسایل: اگر از تجهیزات خاصی مثل اتو، کتری یا صندوق امانات استفاده کرده‌اید، آن‌ها را سرجایشان بگذارید.

• اطمینان از تخلیه وسایل شخصی: چمدان، شارژر، مدارک و لوازم قیمتی را فراموش نکنید.

• تحویل کلید یا کارت اتاق: ممکن است در صورت عدم تحویل، هزینه‌ای بابت مفقودی از شما کسر شود.

نیم شارژ (Half Charge) اصطلاحی در صنعت هتلداری است که به دریافت نصف هزینه اقامت یک شب در صورت ورود زودتر یا خروج دیرتر از ساعت تعیین‌شده اطلاق می‌شود.

مثال:

• اگر زمان ورود رسمی هتل ۱۴:۰۰ باشد، ولی شما بخواهید ساعت ۷ صبح وارد شوید، هتل ممکن است مبلغی برابر با نیم شارژ ورود از شما دریافت کند.

• اگر ساعت خروج هتل ۱۲:۰۰ باشد، ولی شما بخواهید ساعت ۱۸:۰۰ اتاق را تحویل دهید، در این صورت مشمول نیم شارژ خروج خواهید شد. برخی هتل‌ها حتی برای خروج‌های بسیار دیر (مثلاً بعد از ۱۸:۰۰)، شارژ کامل روز بعد را دریافت می‌کنند. توصیه می‌شود همیشه شرایط و قوانین هتل در خصوص نیم شارژ را قبل از رزرو بررسی کرده و در صورت نیاز، با پذیرش هماهنگی‌های لازم را انجام دهید.

در ادامه به چند نمونه از سوالات مکرر در این زمینه اشاره نموده ایم که می تواند برای شما نیز تابحال پیش آمده باشد.

در بیشتر هتل‌ها در صورت تأخیر اطلاع‌داده‌شده، رزرو شما حفظ می‌شود. بهتر است در صورت تأخیر، با پذیرش هتل تماس بگیرید تا اتاق شما به مهمان دیگری واگذار نشود.

بله، بسیاری از هتل‌ها خدمات نگهداری از چمدان پس از چک اوت را به صورت رایگان یا با هزینه اندک ارائه می‌دهند.

در صورتی که اتاق خالی باشد، ممکن است بتوانید زودتر وارد شوید (با یا بدون پرداخت نیم شارژ). در غیر این صورت می‌توانید از امکانات عمومی هتل مانند لابی یا رستوران استفاده کنید.

در برخی هتل‌های مدرن، امکان چک این آنلاین از طریق وبسایت یا اپلیکیشن هتل وجود دارد. این ویژگی باعث صرفه‌جویی در زمان و تسریع فرایند ورود می‌شود.

در چنین مواردی باید با مسئول پذیرش یا مدیر شیفت هتل صحبت کنید. آن‌ها مسئول رسیدگی به مشکلات، هماهنگی‌ها و ارائه راه‌حل هستند.